Como Ser Organizado com o Tempo e Tarefas

Galerinha,

Existem muitos post em blogs e sites além de matérias de revistas sobre esse assunto. Não sou a melhor pessoa para falar sobre o assunto, mas a pedido da Walquiria Campos (São Paulo-SP) vou contar sobre a minha organização em relação o meu tempo e tarefas!

Então vou dividir em tópicos para que vocês possam entender como a forma que me organizei faz o meu tempo render e render em muito!

Primeiro Passo: Anotar Todas as Tarefas do Dia

Pode parecer algo tolo, mas colocar em um papel todas as tarefas diárias, é muito útil e nos faz ter uma visão geral de nossa semana. Eu montei esse arquivo que pode ajudá-los:

Arquivo em PDF

Escrevam nessa tabela, apenas aquelas tarefas que fazem parte do dia-a-dia como trabalho, escola, curso, tarefas domésticas, estudo das escrituras, Noite Familiar, coral, Instituto, reuniões relacionadas ao chamado e se vocês fazem algum tratamento médico ou de estética (massagem, escova, pintar as unhas e afins) semanalmente, podem marcar na tabela também. Ah, se vocês são do tipo que vai a feira ou mercado semanalmente, é importante colocar na tabela!

A dica que dou, é vocês preencherem a tabela em um dia e no dia seguinte dar uma revisada, pois provavelmente vocês irão se lembrar de algo que foi esquecido.
Eu imprimi uma e preenchi com coisas da minha rotina pra vocês verem:

Segundo Passo: Agendar Tarefas e Horários

Nessa segunda etapa, vocês pegaram todas aquelas tarefas que anotaram na primeira folha e colocarão em seus respectivos locais na agenda. Eu achei esse modelo super legal na page Wilson Montiel:

Eu gostei da agenda dele por ter um horário com início às 5hs, pois muitas pessoas acordam por volta desse horário para se arrumarem afim de ir para faculdade ou trabalho!
Inclusive, super recomendo um post do page citada acima, onde ele fala sobre essa questão de organizar seus compromisso (post aqui).
A dica é vocês incluírem em cada tarefa o tempo que levam com transporte, por exemplo, se vocês entram no trabalho às 7hs, porém se levanta às 5:30hs para se arrumar e poder pegar o ônibus. Então marquem em sua agenda que seu início de trabalho começa às 5:30hs, o mesmo devem fazer com o horário de volta do trabalho. Assim vocês saberão que só tem o tempo livre, após chegar em casa!
Outra dica, é colocarem horários e dias para vocês estudarem caso façam faculdade!
Olhem como ficou a minha agenda:

Comecem marcando aquelas atividades de horários fixos, como horário de trabalho, reuniões (trabalho ou igreja), ensaios de corais, academia (exercícios físicos), faculdade e cursos. Se fazem algum tratamento médico, também marquem ele. No meu caso, as minhas atividades fixas foram o horário que a Rafaela fica na escola, os arquivos que faço parte da noite (depois que a Rafaela dormi), as reuniões dominicais da igreja e a aula do Instituto.
Só vou fazer uma observação em relação ao horário da Rafaela na escola... Nas segundas, quartas e sextas, meu marido vai jogar basquete com outros irmãos e leva ela junto. Então fico "livre" na parte da manhã e quando eles chegam, ele dá banho nela, toma seu banho e saem juntos, daí ele deixa ela na escola e vai para o trabalho.
Já as terças e quintas, ele sai mais cedo, então fico com ela pela manhã. O que inclui dar banho nela e deixá-la na escola.
O horário de saída da Rafaela da escola é às 14:45hs, então de terça á quinta, ao buscar ela na escola, nos vamos à biblioteca, mercado, açougue, correios, Templo ou qualquer outra coisa que tenhamos que fazer na rua para passarmos tempo juntas.
Depois dessas atividades fixas, marquem aquelas que são importantes. Como eu não trabalho, minha atividade seguinte foi a questão de manter a casa em ordem. Então agendei os horários que os cuidados com a casa acontecem. Se vocês olharem minha tabela, verão que alguns dias eu escrevo "organizar casa". Essa organização é só arrumar as camas, lavar lousa e organizar mais algumas coisa que esteja fora do lugar.
Aqui em casa essa organização acaba sendo rápida porque a Rafaela guarda os próprios sapatos no lugar assim que tira, guarda seus brinquedos quando termina de brincar. Ela também estava arrumando a cama dela, mas agora tem tido preguiça.rsrsrsrs Ah, notem que coloquei essa organização para ser feita antes dela ir para a escola nos dias que ela fica em casa pela manhã, pois ela me ajuda e ainda seca a lousa.
Por último, acrescentei o estudo das escrituras e o momento para escrever em meu diário. No caso de vocês, coloquem em horários que vocês sabem que farão! Eu sou bem tranquila para estudar a noite, mas que vocês já chegam cansados das atividades diários, podem colocar para estudarem as escrituras dentro do ônibus enquanto estão indo para o trabalho ou faculdade ou no intervalo do trabalho.
Nos espaços que escrevi arquivos na parte da noite, é um horário que tenho reservado para fazer arquivos para minha ala e estaca. Além de meu chamado com consultora de História da Família.
Dependendo da rotina de vocês, terão atividades no sábado e domingo: trabalho ou coisas relacionadas ao chamado. O meu acaba sendo mais livre para qualquer evento que aconteça.

Terceiro Passo: Organize as Coisas em Volta para Economizar Tempo

Se vocês já são pessoas organizadas, já devem ser craques nisso, mas se não são, vou dar algumas dicas que facilita em muito para que vocês possam economizar muito tempo no dia a dia!
Uma coisa que mulher adora fazer, mas que gasta muito tempo, é ficar escolhendo roupas. Principalmente no momento que se precisa sair. Então uma dica que faço em minha casa e é maravilhosa, é separar tudo no dia anterior ao evento!
Por exemplo, nas quarta-feiras eu vou para a aula do Instituto que tem início às 6:00hs, porém eu preciso sair de casa às 4:30hs ou 4:40hs para pegar o ônibus que me deixa lá cedo. Eu me levanto às 4:20hs com a maior preguiça, mas me troco, vou no banheiro arrumar os cabelos e escovar os dentes. Pego minha mochila e saiu. Viram que levo cerca de 10 minutos para fazer essas coisas?
Por que? Simples, na terça-feira a noite, eu já separo minha roupa, arrumo muinha mochila e deixo na mesa da cozinha meu óculos e o dinheiro do ônibus trocado. Para o domingo eu faço a mesma coisa, separo as minhas roupas e da Rafaela e arrumo minha bolsa.
Outra coisa bacana, é ter bolsas diferentes prontas para cada tarefa. Por exemplo, se vocês já saem da faculdade para ir ao trabalho ou visse versa, já saiam com uma única bolsa que irão usar durante toda a semana. Se vocês são de levar garrafas de água, tenham em casa 5 ou 6 garrafas, encham ela no domingo e deixem na geladeira. A cada dia de escola e trabalho, tirem a garrafa usada no dia anterior, deixem na pia e peguem a garrafa cheia da geladeira e coloquem na mochila. Pode parecer algo tolo, mas isso ajuda a economizar um tempo legal!
Quando eu estudava de manhã, costumava montar 5 pilhas de roupas. Assim, eu acordava, tomava banho e já sabia a roupa que tinha que usar. Como era de manhã, já sabia que estaria frio e que na saída estaria calor.
Quando trabalhei da tarde para a noite, eu fazia a mesma coisa. Pois tinha que trabalhar de social, então separava as 5 pilhas com algum tipo de blusa que usaria na volta do trabalho.
Essas pilhas de roupas devem ser perfeitas: calça, camiseta, blusa, meias, roupas intimas e calçados. Pois é, a escolha de calçados também faz a gente perder um tempinho... A mesma coisa com os filhos!
Se vocês frequentam academia, também deixem uma bolsa separada para isso. Se levam garrafas de água. Façam essas garrafas prontas!
Outra dica que me ajuda muito aqui em casa, é ter tudo organizado em potes etiquetados e pastas. Faço tudo por temas, assim fica mais fácil quando vou montar alguma coisa porque já sei onde está e em que pote ou pasta:

Os potes de sorvete são muito úteis! Como eu faço muitas coisas voltadas para a igreja, deixo tudo nos temas que preciso. Também faço isso com documentos que por vezes são necessários para fazer alguma coisa, porém não são necessário andarmos com eles na carteira, como por exemplo: título de eleitor, carteira de trabalho, cartão do posto de saúde... Gosto de deixar eles num único pote. No caso de vocês, podem usar essa ideia para chamados ou até mesmo trabalho e escola.

Aqui em minha cidade até o ano passado, quando as crianças ganhavam o material escolar, era nessas caixas de plástico que são mega reutilizáveis, então eu usei fita crepe para escrever o que tem em cada caixa. Uso elas para guardar material escolar, formas de chocolate, espiral (encadernação) e até minhas recordações. São mega úteis para história pessoal e familiar.
Vocês podem usar aquelas caixas de arquivo, sim, aquelas para escritórios!

Eu tenho esses fichários que na verdade são arquiveiros, onde guardo as coisas relativas aos chamados que servi, papéis relacionados à médicos, documentos (seguros, contas e afins). Vocês podem montar essas pastas para coisas relacionadas ao trabalho e escola!

Quarto Passo: Tenham uma Agenda ou Tabela Atualizada

Vários de vocês já devem ter visto que sempre compartilho no Facebook essa lousa que tenho:

Esse tipo de quadro é maravilhoso, pois marco os dias da semana e o tipo de arquivo que vou fazer em relação ao blog. Mas vocês podem usa-los para marcar as tarefas domésticas, responsabilidades de cada membro da família, consultas médicas, exames, provas, atividades...
Eu particularmente gosto do quadro porque já me levanto pela manhã e visualizo brevemente o que tenho que fazer naquele dia. Daí em uma agenda, eu tenho anotado mais detalhadamente o que tenho que fazer.
Essa lousa meu marido comprou na Kalunga, mas se vocês preferem algo mais prático, podem usar esses calendários simples, na internet mesmo, vocês acham diversos modelos de calendários mensais para baixar. Eu particularmente amo os calendário do site Ateliê Bonifrati, outra opção mais simples e em preto e branco são os calendário do blog Ideia Criativa.

Quinto Passo: Aliste Seus Passatempos

Esse é o último passo, alistem tudo aquilo que vocês gostam de fazer no tempo livre, por exemplo, os meus passatempos são: assistir televisão/filmes, visualizar blogs/sites, ouvir músicas e ler livros.
Depois de alistarem, coloquem em mente que vocês só farão essas coisas, nos intervalos entre suas tarefas obrigatórias ou em dias de folga!
Por exemplo, a televisão/filmes que tanto gosto, assisto enquanto faço os arquivos e estou sem a Rafaela. Faço um hobby junto com algo obrigatório! A mesma coisa acontece com a questão de ouvir músicas, eu ouço rádio enquanto limpo a casa!

Espero ter ajudado vocês com essas pequenas dicas que uso em minha casa!